Auditoría de inventarios físicos en el sector agropecuario

Carlos Barrero, director y consultor de BL&Cia – Barrero Larroudé, pone el foco sobre las particularidades del relevamiento y de la valuación de los inventarios físicos en empresas agropecuarias y los impactos positivos que la auditoría de estos procesos genera.

La auditoría de inventarios físicos es una herramienta esencial para garantizar la integridad y precisión de los registros de inventario.

Los procedimientos relacionados con la auditoría para comprobar la existencia y condición del inventario son de suma relevancia y requieren desarrollar un análisis de los riesgos y controles asociados y obtener la evidencia necesaria para dicha comprobación.

Previo al inventario

La planificación es la primera etapa del proceso de auditoría.
Se debe solicitar a la compañía que informe la localización de los depósitos y campos donde se encuentran los activos biológicos, productos agropecuarios e insumos (plantas y animales) que se deben contar y, además, indagar acerca de la existencia de políticas y procedimientos ya establecidos en la empresa para las tomas de inventarios.

Esto nos permitirá, en esta etapa, identificar los riesgos que pueden afectar la toma de inventarios.
En esta etapa es muy importante contar con los registros auxiliares de ingresos, egresos y cambios de categorías mensualizados de los activos biológicos y productos agropecuarios.
En esta fase, se deben definir los objetivos, el alcance y el cronograma de la auditoría. Además, es importante seleccionar el equipo de auditoría y asignar responsabilidades específicas.

Dada la característica de los activos representados por plantas y animales, es importante que intervenga un ingeniero agrónomo para los primeros y un veterinario experto en grandes animales para los segundos, lo cual nos permitirá obtener una mejor evidencia, para nuestro informe.
Antes de realizar el conteo físico, es esencial preparar el inventario. Si es necesario, se apartará en lotes la hacienda, fundamentalmente, por categorías y peso.

Conteo físico

El conteo físico es la etapa central de la auditoría de inventarios.
Existen varios métodos para llevar a cabo el conteo, entre los cuales se incluyen:

• Conteo ciego: Los auditores cuentan los bienes sin conocer las cantidades registradas en los sistemas contables, lo que reduce el sesgo.
• Conteo cíclico: El inventario se cuenta en intervalos regulares a lo largo del año, en lugar de realizar un único conteo anual.
• Conteo de control: Se seleccionan muestras para un conteo detallado y el resto se cuenta en forma general.

Cualquiera sea el método, este procedimiento es obligatorio.

Existen diversas formas de realizar un conteo, ya sea encerrando los animales por categoría en potreros, haciéndolos pasar a otro. Debido al tipo de bien, el auditor solo puede contar las cabezas que le son mostradas y a la vez pasar la hacienda por una manga para controlar peso y marca. Es por ello que, por sí solo, el recuento no elimina los errores y fraudes, de tal modo que hay que acudir a procedimientos alternativos para corroborar las cifras y minimizar el riesgo a que eso suceda. El error es siempre posible, pero debe estar acotado.

Cabe destacar que la existencia de sistemas de caravanas electrónicas facilita este proceso. Es importante que el auditor cuente con colaboradores especializados para hacer el recuento. Este procedimiento por sí solo no garantiza arribar a una conclusión definitiva. Es necesario recurrir a procedimientos alternativos como las planillas de movimiento de hacienda llevadas por el responsable de la actividad y los informes de vacunación producidos por los organismos de control.

Con respecto a las sementeras agrícolas, cuando se encuentran en un grado de desarrollo avanzado, encontramos diversos métodos como relevamientos aerofotográficos e informes de profesiones externas. Es importante la presencia en el campo para observar el desarrollo de la sementera. En este caso, cuando la sementera tiene un desarrollo, debemos tener en cuenta que su medición se debe realizar a través de un flujo de fondos descontado.

En el caso de granos cosechados, necesitamos ver si se encuentra en depósitos propios o de terceros. En depósitos de terceros debemos solicitar los informes que acrediten la cantidad y titularidad de los granos. En depósitos propios debemos acudir al cubicaje estimado por metro cúbico de acuerdo con lo que informen los planos de los silos, ya sea bolsa o metal, materias extrañas, granos dañados, quebrado y/o chuzos. Constatar la razonabilidad con la producción. áreas sembradas y rindes del cultivo. Es frecuente encontrarnos con silos bolsas que contienen cereal u oleaginosas, en cuyo caso el estándar es de 700 kg por metro cúbico (información del INTA).

Comparación con los registros

Una vez realizado el conteo físico, los resultados se comparan con los registros contables y otros indicadores y análisis extracontables. Cualquier discrepancia debe ser investigada y resuelta para asegurar la precisión de los datos.

Ajustes y correcciones

El siguiente paso es realizar los ajustes y correcciones. En efecto, si se encuentran discrepancias, se deben realizar ajustes y correcciones en los registros contables. Es importante documentar todas las modificaciones y justificar los cambios realizados.

Informe de auditoría

Por último, el procedimiento finaliza con un informe de auditoría.
Este informe de auditoría es el documento final que resume los hallazgos de la auditoría de inventarios físicos. El mismo debe incluir una descripción detallada del proceso, los resultados obtenidos, las discrepancias encontradas y las acciones correctivas recomendadas.

Las particularidades de las empresas agropecuarias y los procesos biológicos asociados a sus sistemas de producción requieren procedimientos de auditoría de inventarios físicos como una herramienta esencial para garantizar la integridad y precisión de los registros de inventario.

Disponer de procedimientos rigurosos y profesionalizados para este objetivo permite a las empresas agropecuarias mejorar su gestión de recursos, optimizar su operación y fortalecer su posición financiera. La regularidad de estas auditorías también contribuye a la prevención de fraudes y la detección temprana de problemas, lo que en última instancia beneficia a la organización en su conjunto.

– – – – – – – – – – – – – – – – –
Carlos Barrero
Director y Consultor de BL&Cia
Barrero Larroudé – www.blycia.com.ar
Photo by Darla Hueske on Unsplash