Carlos Barrero, director y consultor de BL&Cia – Barrero Larroudé, analiza, con un par de ejemplos, el valor agregado que la anticipación y planificación de los procesos administrativos generan en emprendimientos y Pymes.
En los emprendimientos y pequeñas y medianas empresas (Pymes) es muy frecuente que sus fundadores, directores o administradores, no tengan en cuenta las ventajas de hacer un camino critico de las cosas que desean que ocurran en su organización y predecir, las que podrían pasar en el corto plazo (la duración de dicho plazo dependerá de los objetivos a alcanzar).
Cualquier objetivo que se quiera conseguir requiere de un proceso y ese proceso requiere de una adecuada planificación. En el caso de las empresas agropecuarias, tal cual lo llevan a cabo en la operación propia de producción (preparación de barbechos, siembra, plan sanitario, compra de insumos, etc.), es necesario realizarlo en los demás sectores y procesos de la organización.
Por ejemplo, si se determina que, debido a un incremento estacional de los trabajos a campo, la empresa requerirá de una persona más, temporaria, en los próximos tres meses, lo ideal es no esperar a que la necesidad nos apremie. Podemos iniciar con tiempo el proceso de búsqueda, dado que son muchos los factores a tener en cuenta a la hora de seleccionar e incorporar alguien en nuestro equipo.
Otro ejemplo: si estimamos que para realizar una operación crediticia por necesidades de fondos dentro de los próximos meses necesitaremos tener la información financiera actualizada, no deberíamos tener que esperar al momento de realizar dicha operación para actualizar los registros financieros y la documentación requerida por la institución financiera adonde acudiremos.
Los requerimientos externos de información financiera en las pymes se producen frecuentemente por requerimientos de la AFIP o del Poder Judicial, y ocasionalmente, por alguna otra parte interesada y es en ese momento que se generan los apuros para actualizarla. Allí es cuando ocurren situaciones de estrés extra en el trabajo diario o peor aún, podemos encontrarnos con que directamente no es posible reconstruir la información debido a un atraso severo en los registros e inclusive pérdidas de comprobantes de respaldo para prepararla.
Nuestra recomendación es, desde el principio, organizar un sistema de información actualizado que permita anticiparse a los distintos eventos que pueden producirse en una empresa como consecuencia de su actividad.
El empresario debe anticiparse y construir un flujo de proceso que le permitan obtener los resultados buscados.
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CPN Carlos Barrero
Director y Consultor de BL&Cia – Barrero Larroudé – www.blycia.com.ar
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